Un(e) secrétaire d'agence - CDI

Missions principales

Le territoire de l’agence Le Mans Métropole compte 4 411 Logements et 55 collaborateurs répartie en 2 agences locales.

Vous serez rattaché à l’agence locale du Mans placée sous la responsabilité de l’adjoint au Responsable de Territoire en charge de la gestion locative.

Vous assurez l’interface entre :

- les informations émanant de la vie courante des locataires se traduisant par des courriers, des réclamations, des besoins en visant à les informer de la vie dans leur logement, résidence.

- les différents métiers présents pour assurer l’activité courante de l’agence, principalement les chargés de clientèle, agents technique, correspondants de sites et les managers (Adjoints au Responsable de Territoire et Responsable de Territoire).

Votre mission consiste à :

• Assurer des tâches de gestion locative : archivage des dossiers de locataires entrants et leur dématérialisation, réaliser les avenants aux contrats de location, gérer les additifs aux EDLE, transmettre aux clients certaines copies de documents (copie de bail, attestation loyer, prélèvement automatique des loyers,…)

• Assurer des taches de secrétariat : suivre les courriers entrants (réclamations des locataires, courriers des élus, des partenaires,) et sortants, leur rédaction en lien avec les collaborateurs et les managers, rédaction de note d’informations à l’attention des locataires. Travailler en binôme avec le secrétariat de l’agence local d’Allonnes le cas échéant. L’actualité nécessitera éventuellement une délocalisation du poste sur cette agence locale.

Un rapport d’activité annuel est réalisé par l’agence. Vous aurez à formaliser ce document et suivre l’avancée de sa réalisation en lien avec les managers dans le respect du planning.

Une assistance à l’Adjoint au Responsable de Territoire en charge de la proximité est attendue pour tenir à jour le suivi des actions conduites auprès des locataires :

• Traçabilité du suivi des troubles de voisinages,
• Traçabilité des visites à domicile dans le cadre de nos engagements qualité de service
• L’accompagner dans le suivi du label Habitat Sénior Service

Préparer en lien avec ses collègues de l’autre agence locale, les réunions de service : logistique, préparation de support de présentation

Préparer des supports de présentation pour les managers dans le cadre de leurs rencontres avec les élus

Vous assurerez l’accueil téléphonique de l’agence (renseigner le client, les collègues, les partenaires, …)