Politique de protection des données personnelles applicable au traitement des données de l’Extranet Locataires

Je suis visiteur du site web Je suis locataire Je suis demandeur de logement Je suis candidat au recrutement Je suis fournisseur Notice Vidéoprotection Vidéosurveillance Je suis titulaire d'un compte maLOC

La présente politique de protection des données personnelles (ci-après la « Politique Extranet Locataires »), a pour objectif d’apporter une information transparente et compréhensible sur les traitements de données à caractère personnel (ci-après les « données personnelles ») effectués par Sarthe Habitat dans le cadre de la mise en œuvre de l’Extranet Locataires.

Elle s’adresse aux locataires, à savoir le signataire principal et le cas échéant cosignataire du bail, ainsi qu’aux résidents occupant un logement, garage ou jardin, d’un local professionnel ou commercial appartenant au patrimoine immobilier géré par Sarthe Habitat, y compris dans un foyer géré par Sarthe Habitat (hors Foyer Hermès), (ci-après les « Locataires »).

Elle s’applique à l’ensemble des traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de l’Extranet Locataires. A noter, que selon le statut légal des Locataires, en tutelle ou curatelle, les fonctionnalités de l’Extranet peuvent être limitées à la consultation d’informations ou de documents.

La présente Politique complète la Politique Sarthe Habitat applicable au traitement des données des locataires, résidents et accédants, dans le cadre de la gestion locative, (ci-après « Politique Locataires ») accessible ici . Elle ne s’applique pas aux sites, applications et services de Sarthe Habitat qui disposent de politiques séparées qui n’incorporent pas ou ne revoient pas vers la présente Politique.

Important : Nous sommes susceptibles de modifier cette politique de temps à autres pour refléter les changements intervenant dans le traitement de vos données personnelles, pour préciser d’avantage cette Politique ou pour assurer le respect de la réglementation.

Dans ce cas, vous en serez informé par tout moyen approprié vous invitant à consulter la Politique mise à jour.

Résumé de la Politique et accès direct aux rubriques

Cette Politique vous informe plus précisément sur les points suivants :

Qui est le Responsable de traitement dans le cadre de l’Extranet Locataires, quels sont ses engagements et comment le contacter ? Sarthe Habitat a la qualité de Responsable de traitement pour le traitement de vos données personnelles collectées dans le cadre de l’Extranet. Vous pouvez nous contacter à tout moment en cas de questions et/ ou contacter le Délégué à la protection des données (dpo@sarthe-habitat.fr) pour toute réclamation concernant le traitement de vos données personnelles ; [en savoir plus]

À quelle occasion et pour quelles raisons sont collectées et traitées des données personnelles dans le cadre de l’Extranet Locataires ? Les données personnelles traitées par Sarthe Habitat dans le cadre de l’Extranet Locataires résultent de la communication de ces informations par les Locataires lors de la signature du contrat de location et tout au long de son parcours résidentiel. Elles sont également issues de l’utilisation par le Locataire de l’Extranet. Il s’agit des données d’identification et de contact, des données se rapportant au contrat de location et aux conditions d’occupation, des données de gestion du patrimoine immobilier, et des données de connexion et de navigation sur l’Extranet ; [en savoir plus]

Pourquoi et sur quelles bases légales sont collectées vos données personnelles dans le cadre de l’Extranet Locataires ? Vos données sont traitées au sein de l’Extranet Locataires pour vous permettre d’effectuer les premières démarches relatives à votre logement, gérer vos rendez-vous d’état des lieux, réaliser les paiements du loyer ou d’une dette, consulter, être informé ou déposer des documents en lien avec votre location, gérer vos communications avec Sarthe Habitat ainsi que votre profil utilisateur sur l’Extranet et permettre à Sarthe Habitat d’assurer la sécurité de l’Extranet. Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat de bail avec Sarthe Habitat, pour l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou suivant l’intérêt légitime de Sarthe Habitat ; [en savoir plus]

Combien de temps sont conservées les données personnelles dans l’Extranet Locataires ? Vos données traitées dans le cadre de l’Extranet sont conservées pour la durée de la location puis supprimées 3 mois après votre départ. Vous pouvez également demander à désactiver votre espace Extranet en nous contactant ; [en savoir plus]

Quels sont les destinataires des données personnelles traitées dans le cadre de l’Extranet Locataires ? Nous ne communiquons vos données qu’aux services habilités au sein de Sarthe Habitat et aux prestataires ayant besoin d’en connaitre dans le cadre de la mise en œuvre de l’Extranet Locataires ; [en savoir plus]

Quels sont les droits dont disposent les personnes concernées ? Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier si elles sont inexactes et obtenir leur suppression. Vous disposez également d’autres droits, notamment celui de saisir la CNIL auprès de qui vous pouvez introduire une réclamation ; [en savoir plus]

Pourquoi utilisons-nous des Cookies et comment en contrôler le dépôt sur votre terminal ? Nous utilisons des cookies à des fins de statistiques et de mesure de fréquentation (à l’exclusion de toute exploitation à des fins commerciales ou publicitaires), pour nous aider à analyser l’utilisation de l’Extranet et l’améliorer. Pour gérer vos préférences en matière de cookies, il vous suffit de cliquer sur le bouton qui est situé en bas à gauche de votre écran lorsque vous êtes sur maLOC :
[en savoir plus]

Comment êtes-vous informés des modifications de la présente Politique ? Nous vous informons par tout moyen en cas de modification de la présente Politique ; [en savoir plus]

Politique de protection des données personnelles de l’Extranet Locataires (texte intégral)

1 - Qui est le Responsable de traitement dans le cadre de l’Extranet Locataires, quels sont ses engagements et comment le contacter ?

Sarthe Habitat, établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) ayant son siège au 158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2, est le Responsable des traitements de données personnelles visés dans cette Politique.

Sarthe Habitat accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles lors de leur analyse, leur traitement et leur utilisation. Nous nous engageons à ces que ces données personnelles soient collectées et traitées dans le respect de la règlementation en matière de protection des données personnelles, et en particulier du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après la « Règlementation »).

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, à la présente Politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Sarthe Habitat :

par courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe-habitat.fr

par courrier postal à l’adresse suivante : Délégué à la Protection des Données, Sarthe Habitat, 158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2.

2 - Quelles sont les données collectées par Sarthe Habitat dans le cadre de l’Extranet Locataires ?

Les données personnelles traitées par Sarthe Habitat dans le cadre de l’Extranet Locataires résultent de la communication de ces informations par la personne concernée lors de la signature de la proposition de contrat de location et tout au long de son parcours résidentiel.

Les données que nous collectons sont indispensables pour répondre à vos demandes, et vous permettre d’utiliser l’Extranet Locataires afin d’effectuer les démarches nécessaires à votre contrat de location. Elles sont identifiées comme telles dans nos formulaires. Si vous ne renseignez pas les champs obligatoires ou ne communiquez pas les informations signalées comme obligatoires, nous ne serons pas en mesure de répondre à vos demandes. Les données ainsi recueillies sont confidentielles. Elles ne sont divulguées que dans les cas prévus par loi, pour répondre à votre demande ou assurer l’exécution du contrat de location et nos obligations en tant que bailleur social.

Les catégories d’informations que nous collectons à ce titre sont :

Les données d’identification et de contact (nom, prénom, sexe, date et de naissance, capacité juridique, adresse email, coordonnées postales, numéro de téléphone, préférences de contact ; numéro d’immatriculation d’un véhicule en cas d’attribution d’un emplacement de stationnement, code interne d’identification ; numéro d’allocataire d’une caisse d’allocations familiales ou de mutualité sociale agricole).
Les données se rapportant à votre contrat de location et vos conditions d’occupation (montant du loyer, accessoires et aides, charges ; mode de règlement du loyer ; identité bancaire ou postale ; informations relatives à l’assurance habitation; impayés et arriérés et contentieux s’y rapportant ) ; informations relatives aux équipements et dotations (clés, boxes, places de parking et badges) ; informations relatives aux contacts avec le Locataire (date, heure, objet, suite apportée) ; rendez-vous d’état des lieux.
Les Données de gestion du patrimoine immobilier (l’état du logement, définition des besoins et diagnostics, plannings d’intervention, travaux réalisés ; interventions programmées, heures de présence, contact pour l’intervention ; dégâts, sinistres et demandes d’intervention s’y rapportant ; constats et rapports d’expertise).

Les données de connexion ou navigation sur l’Extranet (date et heure de connexion, pages consultées, actions réalisées, moment d’activation de l’Extranet, historisation des documents déposés)

3 - Pourquoi et sur quelles bases légales sont collectées les Données Personnelles dans le cadre de l’Extranet Locataires ?

L’espace Extranet permet au Locataire d’effectuer via cet espace les démarches relatives à son logement et à Sarthe Habitat de communiquer avec les Locataires. Dans ce cadre, les traitements de données personnelles sont réalisés pour les finalités et sur les bases légales suivantes :

Finalité	Base Légale
Effectuer les premières démarches relatives au logement : la signature du contrat de bail, adhésion à la dématérialisation des avis d’échéance, l’adhésion au prélèvement automatique, effectuer une demande d’aide au logement	Traitement nécessaire à l’exécution du contrat de bail avec le Locataire et pour l’exécution de mesures précontractuelles à sa demande
Gérer les rendez-vous d’état des lieux d’entrée et sortie ou les visites conseil	Traitement nécessaire à l’exécution du contrat de bail avec le Locataire et pour l’exécution de mesures précontractuelles à sa demande
Gérer les paiements du loyer ou d’une dette en souscrivant au prélèvement automatique bancaire, effectuer les paiements en ligne et accéder aux informations sur le statut d’un paiement	Traitement nécessaire à l’exécution du contrat de bail avec le Locataire
Consulter, être informé, signer ou déposer des documents y compris des documents obligatoires ou pour appuyer une demande, notamment dépôt de l’attestation d’assurance, du RIB, des documents relatifs à l’aide au logement, consulter ou signer le contrat et les avenants, les états des lieux, les avis d’échéances, les relances impayés	Traitement nécessaire à l’exécution du contrat de bail avec le Locataire
Gérer la communication avec Sarthe Habitat en paramétrant les alertes et notifications, via les formulaires de contact et la fonction être rappelé	Intérêt légitime de Sarthe Habitat d’optimiser la communication avec le Locataire
Gérer le profil utilisateur sur l’Extranet	Intérêt légitime de Sarthe Habitat d’optimiser la gestion administrative du contrat de bail
Assurer la sécurité de l’Extranet par la traçabilité des actions qui y sont effectuées en vue de détecter et résoudre les éventuels dysfonctionnement	Intérêt légitime de Sarthe Habitat de fournir une solution sécurisée
Gérer le profil utilisateur sur l’Extranet	Intérêt légitime de Sarthe Habitat d’optimiser la gestion administrative du contrat de bail
Assurer la sécurité de l’Extranet par la traçabilité des actions qui y sont effectuées en vue de détecter et résoudre les éventuels dysfonctionnement	Intérêt légitime de Sarthe Habitat de fournir une solution sécurisée

4 - Combien de temps sont conservées les données personnelles sur l’Extranet Locataires ?

Les données personnelles traitées dans le cadre de l’Extranet Locataires sont conservées pour la durée de la location puis supprimées 3 mois après le départ d’un Locataire (sauf désactivation du compte par le Locataire, auquel cas les données sont supprimées sans délai de l’Extranet Locataire).

Pour désactiver votre compte, vous pouvez à tout moment contacter directement Sarthe Habitat aux coordonnées ci-après :

Par courriel à l’adresse suivante : webmaster@sarthe-habitat.fr
Par téléphone au numéro suivant : 02 43 43 72 72
A l’accueil de nos agences

Les durées de conservation précisées ici s’appliquent uniquement aux données traitées par Sarthe Habitat au sein de l’Extranet Locataires. Pour plus d’informations sur la conservation des données personnelles, par Sarthe Habitat dans le cadre de la gestion locative, nous vous invitons à consulter la Politique Locataires .

Le tableau ci-dessous vous indique les durées de conservation des cookies :

Objet	Catégorie de données	Durée de conservation avant effacement
Fonctionnement du Site	Données d’identification, données de connexion	6 mois
Gestion des préférences en matière de cookies	Choix en matière de consentement des cookies	12 mois
Réalisation de statistiques relatives à l’utilisation et la fréquentation de notre Site	Données de navigation	13 mois maximum

5 - Quels sont les destinataires des Données Personnelles traitées dans le cadre de l’Extranet Locataires ?

Sarthe Habitat partage les données personnelles traitées dans le cadre de l’Extranet Locataires avec ses différents services habilités, notamment les services centraux et les agences en charge de la gestion locative et des relations avec les Locataires.

Vos données sont également communiquées à notre prestataire en charge de la mise en œuvre de la plateforme Extranet. De plus, les données nécessaires à la gestion des paiements en ligne sont également communiquées à nos prestataires intervenant à cette fin. Pour en savoir plus sur les pratiques de ces prestataires en matière de protection des données personnelles, nous vous invitons à consulter leurs politiques de protection des données :

6 - Quels sont les droits dont disposent les personnes concernées ?

En application de la Règlementation, vous disposez des droits suivants :

Droit d’information : vous permet d’obtenir des informations complémentaires relatives aux traitements opérés par Sarthe Habitat sur vos données personnelles ;
Droit d’accès et de copie, et droit à la portabilité : vous permet de visualiser et obtenir communication de vos données à caractère personnel et de les vérifier ; dans certains cas prévus par la loi, vous pouvez demander à recevoir les données à caractère personnel dans un format structuré couramment utilisé, lisible par machine et interopérable.
Droit de rectification de vos données personnelles : vous permet de faire corriger les ou compléter vos données. Nous sommes susceptibles dans ce cas de vous demander des justificatifs ;
Droit au retrait du consentement : lorsque le traitement de vos données a nécessité vos consentement, vous pouvez le retirer à tout moment ;
Droit d’opposition, d’effacement et de limitation : vous pouvez pour des motifs tenant à vos situation particulière, vous opposer au traitement des données vous concernant ; demander l’effacement de vos données personnelles notamment si vous considérez que notre traitement de vos données vous concernant n’est plus nécessaire au regard des de réalisation des finalités visées dans cette Politique ou que leur conservation est contraire à la loi, vous avez retiré votre consentement ou lorsque vos données ont été collectées alors que vous étiez mineur. Vous pouvez alternativement, demander, au lieu de l’effacement de vos données à caractère personnel, la limitation de leur traitement ;

Veuillez noter toutefois que (limitations à l’exercice de ces droits) :

Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement lorsque celui-ci est nécessaire à l’exécution de votre contrat de location ;
Nonobstant l’exercice de vos droit à l’effacement ou à limitation nous sommes susceptibles de conserver certaines données personnelles vous concernant lorsque nous avons un motif légitime de le faire (par exemple pour nous permettre de justifier de l’exécution d’un contrat), pour l’exercice ou la défense de droits en justice ou encore lorsque l’exercice de ce droit porte atteinte à droit à la liberté d’expression et d’information ;

Ces droits peuvent être exercés directement en envoyant un courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe-habitat.fr . Un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Nous attirons votre attention sur le fait qu’en vertu de la Règlementation, vous ne pouvez exercer votre demande qu’à l’égard de vos propres données personnelles et non des autres membres de votre foyer, à moins qu’il s’agisse de mineurs ou de majeurs protégés que vous représentez.

Vous disposez par ailleurs du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, Tel : 01 53 73 22 22, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Sarthe Habitat collecte et traite vos données.

7 - Pourquoi utilisons-nous des Cookies et comment en contrôler le dépôt sur votre terminal ?

Un « cookie » est un témoin de connexion qui désigne un fichier texte susceptible d’être enregistré, dans un espace dédié du disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) à l’occasion de la consultation du Site. Un fichier Cookie permet à son émetteur d’identifier et de reconnaître le terminal dans lequel il est enregistré, pendant toute la durée de validité ou d’enregistrement du cookie (13 mois).

Lors de la consultation du Site, des informations relatives à votre navigation sur notre Site, sont ainsi enregistrées dans des fichiers « Cookies » installés sur votre terminal. Ces Cookies sont principalement destinés à permettre votre navigation sur le Site et à retenir vos préférences et sont nécessaires au fonctionnement du Site.

L’usage de certains cookies utilisés sur ce Site est facultatif et est soumis à votre consentement qui est sollicité lors de votre première visite sur le Site.

Pour gérer vos préférences en matière de cookies, il vous suffit de cliquer sur le bouton qui est situé en bas à gauche de votre écran lorsque vous êtes sur maLOC.

8 - Comment êtes-vous informés des modifications de la présente Politique ?

Sarthe Habitat peut être amené à modifier la présente Politique. Dans ce cas, vous en serez informé par courrier, par un avertissement personnalisé lorsque vous vous connectez à votre compte Sarthe habitat ou tout autre moyen approprié, Vous invitant à consulter la Politique mise à jour.

Date de la dernière mise à jour : 01 décembre 2021